Letter and Form Style of Business english Latter

TUGAS BAHASA INGGRIS BISNIS 1A

1. Layout of english business letter

 

Sebelum saya menjelaskan bagian-bagian dari contoh surat di atas alangkah baiknya kita mengetahui pengertian dan tujuan dari sebuah surat yang sering digunakan.

Surat adalah suatu lembaran kertas yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau umum dan yang biasanya ditunjukkan kepada orang atau sebuah organisasi yang bertujuan bermacam-macam tergantung keperluan yang membuat surat tersebut.

Penjelasan dari bagian-bagian gambar di atas:

• Header/Letter head

Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor  pengirim surat.

Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas:

·  Nama kantor, perusahaan atau organisasi

·  Alamat atau nama jalan dan nomor gedung

·  Nomor telepon

·  Nama Bankir

·  Macam Usahanya

·  Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan

·  Lambang atau logo

Contoh Kop Surat:

• Date

Date atau tanggal ditunjukkan untuk member tahu kapan surat tersebut dibuat dan penulisan tanggal ini biasanya terletak pada pojok kanan atas di bawah kop surat, dan tipe penulisan tanggal yaitu ditulis dengan lengkap tanpa disingkat.

Contoh penulisannya:

Format British style (Day-Month-Year)

·         19th october 2000

Format American style (Month-Day-Year)

·       October 19, 2000

• Inside Address

Inside Address adalah alamat yang ditujukan untuk penerima surat. Penulisannya adalah sebagai berikut:

•  Alamat biasanya ditulis di pojok kiri atas

• Penulisan tidak boleh ada yang disingkat 

• Nama penerima harus ditulis lengkap dan jelas (bila surat ditujukan untuk perorangan)

Contoh penulisannya:

Yang Terhormat

Direktur PT.PERSERO

Jalan Sumatra 41

JAKARTA

• Salutation

Salutation atau salam pembuka adalah ucapan yang digunakan dalam surat atau untuk komunikasi tertulis lainnya, seperti email.

Macam-Macam Salutation:

Pada penulisan salutation dapat yang berupa British style dan American style. Dan contoh-contohnya dapat dilihat pada tabel diatas.

• British style: Dear Sir/Dear Sirs, Dear Madam/Madam.

•  American style: Gentlemen, Ladies, To whom it may concern.

   

Biasayna salutation yang “To whom it may concern” digunakan untuk suatu perusahaan yang sudah dekat atau perusahaan yang sering melakukan kerja sama

•   Subject

Penulisan subject berfungsi untuk mengetahui tujuan dari isi surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Pada British style dan American style, penulisan subject/hal dianggap tidak terlalu penting, oleh karena itu sebagian besar penulis jarang untuk menuliskan subject. Untuk penulisan subject terdapat perbedaan antara British style dan American style.

• British style      : subject dituliskan di bawah salutation.

•  American style : subject dituliskan di atas salutation

•  Body of the letter

Body of the letter adalah suatu isi surat yang biasanya berisi tentang tujuan atau maksud dan dapat berupa informasi atau data dari perusahaan yang mengirim surat tersebut. Body of the latter atau badan surat memiliki beberapa paragraf yang harus mengandung beberapa ide atau gagasan, dan badan surat ini terbagi menjadi beberapa bagian yaitu:

1.      Alasan menulis surat

2.      Rincian

• Complementary Close

Complementary Close atau Salam Penutup biasanya ditulis pada akhir isi surat. Dan penulisannya di awali dengan huruf kapital.

Contohnya:

• American style: Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

• British style: Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.

• Signature

Signature atau tanda tangan pada bagian ini berisi tanda tangan dari penulis dan biasanya terletak pada pojok kanan bawah dan diikuti nama pelengkap sipenuis surat.

• Enclosure

Enclosure atau lampiran, pada bagian ini biasanya bertujuan jika ada penambahan surat. contohnya jika penulis ingin mengirim suatu hasil dari sebuah perusahaan dan itu biasanya ada di lampiran. Enclosure ini terletak dipojok kiri bawah sebelum carbon copy notation.

• Carbon Copy Notation

Carbon Copy Nation atau tembusan, bagian ini biasanya bertujuan bahwa surat ini ditulis jika ada pihak ketiga yang perlu ikut mengetahui isi surat yang dibuat.

Contohnya: 

• cc: Direktur utama

• Postscript

Postscript bertujuan untuk mengetahui siapa yang membuat surat ini dengan mengetikan namanya dengan 2 huruf saja dan di ketik dengan huruf kapital. Postscript terletak pada kiri bawah surat.

 

 2. Form and Style of English Business Letter

• Full Block Style

Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri, dan juga style yang sering digunakan dalam menulis surat bisnis. Jarak baris pada isi surat diberi jarak satu baris, dan dua baris untuk jarak paragraf.

•  Semi Full Block Style

Bentuk penulisannya mirip dengan penulisan Full Block style, tetapi yang berbeda ada pada bagian isi surat, yaitu pada paragrapnya, dimana masing-masing paragrap baru diberi jarak.

• Indented Style

 Mempunyai bentuk berlekuk/bergigi. Sedangkan untuk format paragrapnya sama dengan semi block style. Berbeda dengan gaya penulisan alamat dengan surat lainnya, cara  penulisan alamat pada Indented style diletakkan di sebelah kanan, seperti yang terlihat pada gambar diatas.

•  Hanging Style

Mempunyai bentuk mirip dengan Semi block style. Pada Hanging style format paragrapnya menggantung, atau lebih condong kekiri sedangkan Semi block style setiap paragrap baru diberi jarak penulisan, atau penulisan paragrapnya lebih kedalam.

Sumber:

1. http://eightczone.blogspot.com/2010/04/model-of-bussiness-letter.html
2. http://writingcenter.unc.edu/resources/handouts-demos/specific-writing-assignments/business-letters
   

Posted in: Tugas